Liebe Pächterinnen und Pächter, liebe Mitglieder,
viele von euch warten derzeit auf den Einzug der Mitgliedsbeiträge und Vorauszahlungen sowie auf die noch ausstehende Stromabrechnung. Uns ist bewusst, dass die Verzögerung Fragen aufwirft und insbesondere wegen der bislang nicht eingezogenen Stromabschläge zu Unsicherheiten führen kann. Auch uns stört diese Situation sehr. Deshalb möchte ich euch transparent erläutern, woran derzeit gearbeitet wird.
Bei der Übernahme der Kassengeschäfte hat sich gezeigt, dass die bisherigen Verwaltungs- und Buchhaltungsstrukturen den heutigen Anforderungen unseres Vereins mit knapp 200 Parzellen nicht mehr ausreichend gerecht wurden. Unter anderem fehlten eine durchgängige Unterteilung der Buchführung in die steuerlichen Bereiche des Vereins, verlässliche Personenkonten sowie integrierte Abläufe für Pächterwechsel, Energieverbräuche, Gemeinschaftsstunden, Vorauszahlungen und Lastschriften.
Zunächst wurde deshalb eine neue Standardsoftware für Kleingartenvereine eingeführt. Die Übertragung der Mitgliederdaten funktionierte grundsätzlich. Im laufenden Betrieb zeigte sich jedoch, dass die Software wichtige Anforderungen unseres Vereins nicht zuverlässig abbilden konnte. Insbesondere ließen sich Vorauszahlungen und Lastschriften nicht so verarbeiten, wie es für uns erforderlich ist. Auch die korrekte Führung und spätere Verrechnung von Guthaben auf den einzelnen Personenkonten war nur eingeschränkt möglich.
Da viele marktübliche Kleingartenprogramme für deutlich kleinere Vereine ausgelegt sind, haben wir uns schließlich dafür entschieden, eine eigene, auf den Kleingärtnerverein Norderney e. V. zugeschnittene Vereinssoftware zu entwickeln. Diese befindet sich inzwischen in der abschließenden Einführung und verbindet unter anderem:
- die Mitglieder- und Parzellenverwaltung,
- systemgestützte Pächterwechsel,
- die Erfassung von Gemeinschaftsstunden,
- die Stromabrechnung einschließlich Vorauszahlungen,
- die Führung individueller Personenkonten,
- den Beitragseinzug per Lastschrift und
- eine Vereinsbuchhaltung auf Basis des Kontenrahmens SKR 42 mit Unterteilung in die steuerlichen Tätigkeitsbereiche.
Die zentralen Funktionen laufen bereits stabil. Der derzeit größte Arbeitsaufwand liegt in der vollständigen und sorgfältigen Nacherfassung der Altdaten. Da es keine durchgängige automatische Schnittstelle zwischen den bisherigen Programmen und dem neuen System gibt, müssen unter anderem Personenkonten, Bankverbindungen, SEPA-Mandate, Parzellenzuordnungen, Vorauszahlungen, offene Forderungen und Energieverbräuche einzeln übernommen und geprüft werden.
Diese Arbeiten sind zeitintensiv, aber unverzichtbar. Nur durch eine vollständig nachvollziehbare Übertragung können wir sicherstellen, dass später weder falsche Beträge eingezogen noch Zahlungen oder Guthaben einem falschen Mitglied zugeordnet werden. Dabei gilt für uns eindeutig:
Sorgfalt und Richtigkeit gehen vor Schnelligkeit.
Wie es nun weitergeht
Unser derzeitiges Ziel ist, den Beitragseinzug noch Ende August/Anfang September anzustoßen. Voraussetzung ist, dass die abschließenden Prüfungen keine weiteren Abweichungen ergeben. Die Stromabrechnungen werden anschließend in einem separaten Rechnungslauf erstellt und euch ggf. per E-Mail zugesandt.
Da während der Softwareumstellung keine regulären Stromabschläge eingezogen werden konnten, werden wir keinesfalls ohne vorherige Information plötzlich hohe Beträge abbuchen. Jedes betroffene Mitglied erhält zunächst eine nachvollziehbare Abrechnung mit einer klaren Fälligkeit.
Bei einer Stromnachzahlung bis einschließlich 200,00 Euro kann der Betrag – sofern ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat vorliegt – zum angekündigten Termin eingezogen werden. Bei höheren Nachzahlungen wird es keine unangekündigte Abbuchung des vollständigen Betrages geben. In diesen Fällen besteht selbstverständlich die Möglichkeit, mit dem Verein eine angemessene Ratenzahlung zu vereinbaren.
Von freiwilligen oder nicht angeforderten Vorauszahlungen bitten wir derzeit abzusehen. Bei knapp 200 Parzellen würden zahlreiche einzelne Überweisungen und deren manuelle Zuordnung die laufende Datenübertragung zusätzlich erschweren.
Mehr Transparenz für die Zukunft
Künftig soll jedes Mitglied zu Beginn des Jahres eine übersichtliche Jahresrechnung erhalten.
Diese Jahresrechnung soll einerseits sämtliche für das jeweilige Jahr anfallenden Beträge enthalten. Dazu gehören insbesondere die Pacht, die Mitgliedsbeiträge, Versicherungsbeiträge, Umlagen und weitere regelmäßig anfallende Forderungen.
Andererseits sollen darin auch die erst nach Ablauf des Vorjahres endgültig feststehenden Abrechnungspositionen berücksichtigt werden. Dazu gehören insbesondere die Stromabrechnung des Vorjahres sowie gegebenenfalls anfallende Pflichtstundenersatzbeiträge für nicht geleistete Gemeinschaftsstunden des Vorjahres.
Damit werden die laufenden Beiträge des aktuellen Jahres und die verbrauchs- beziehungsweise leistungsabhängigen Abrechnungen des Vorjahres in einer gemeinsamen und nachvollziehbaren Jahresrechnung zusammengeführt.
Zusätzlich soll der Jahresrechnung eine Abschlagsmitteilung beigefügt werden. Die zukünftigen Abschläge sollen auf vier feste Fälligkeitstermine verteilt werden:
- Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November.
Liegt ein gültiges Lastschriftmandat vor, können die jeweiligen Beträge zu diesen Terminen automatisch eingezogen werden. Damit wisst ihr bereits frühzeitig, welche Zahlungen im Jahresverlauf anstehen. Gleichzeitig erhält auch der Verein eine verlässliche Grundlage für seine Finanzplanung.
Überraschende oder nur schwer nachvollziehbare Abbuchungen wie in der Vergangenheit sollen dadurch künftig vollständig vermieden werden.
Wir haben die Beiträge, Vorauszahlungen und Stromabrechnungen keineswegs vergessen. Im Hintergrund wird derzeit mit erheblichem Aufwand daran gearbeitet, die bestehenden Rückstände sauber aufzuarbeiten und gleichzeitig eine dauerhaft verlässliche Grundlage für die zukünftige Vereinsverwaltung zu schaffen.
Für die entstandene Verzögerung bitten wir euch um Entschuldigung und bedanken uns für eure Geduld und euer Verständnis.
